Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Enterprise Essentials Plus, y Cloud Identity Premium. Comparar ediciones
Como administrador, puedes exportar a BigQuery el inventario de Google Drive de tu organización. El inventario incluye los metadatos asociados a cada archivo, como el tamaño, las etiquetas aplicadas y con quién se ha compartido, pero no el contenido de los archivos. Puedes revisar esta información para evaluar si el acceso a archivos sensibles cumple los objetivos normativos, de cumplimiento y de seguridad de los datos de tu organización.
Cuando tu inventario de Drive está en BigQuery, puedes crear informes y paneles de control personalizados con herramientas de analíticas como Looker Studio y partners de visualización de terceros.
Nota:
- Tendrás que seguir algunos de los pasos de esta página en la consola de Google Cloud, dado que Google BigQuery es un producto de Google Cloud.
- Debes configurar la facturación de tu proyecto de Google Cloud, ya que consultar y almacenar tus exportaciones de inventario de Drive en BigQuery conlleva un coste. Para obtener más información, consulta los precios detallados de BigQuery de tu cuenta de facturación. Puedes estimar tus costes de almacenamiento con la calculadora de precios de Google Cloud. Los metadatos de 1 millón de archivos ocupan aproximadamente 1,5 GB de almacenamiento físico en BigQuery.
- Para configurar las exportaciones del informe de inventario de Drive, debes tener una licencia compatible, pero el informe incluye datos de todos tus usuarios.
- Tu inventario de Drive se exporta semanalmente. La exportación sobrescribirá la exportación anterior. Si quieres conservar las exportaciones anteriores, puedes usar BigQuery Data Transfer Service para copiar automáticamente el conjunto de datos.
- Existe una pequeña posibilidad de que en una exportación del inventario de Drive falten metadatos de algunos archivos. En casos excepcionales, es posible que algunos archivos no se incluyan.
Paso 1: Configurar un proyecto de BigQuery y un conjunto de datos para el inventario de Drive
- En la consola de Google Cloud, crea o abre un proyecto activo de BigQuery.
Para obtener más información, consulta el artículo Crea y gestiona proyectos. - Habilita la facturación del proyecto si aún no lo has hecho.
- Ve a la página de gestión de identidades y accesos del proyecto.
- Concede acceso a la exportación a las cuentas de administrador de Google Workspace para que puedan ver y tratar los datos. Consulta más información sobre los roles y permisos de gestión de identidades y accesos de BigQuery y sobre cómo controlar el acceso a los recursos. Sigue estos pasos en las cuentas de Google Workspace a las que quieras dar acceso a la exportación:
- En la parte superior de la lista de principales, haz clic en Dar acceso.
- En Añadir principales, escribe la dirección de correo de la cuenta de Google Workspace.
- Haz clic en el rol Editor de BigQuery (bigquery.editor). Nota: Haz clic en Filtro e introduce BigQuery para buscar otros roles específicos de BigQuery.
- Haz clic en Guardar.
- Busca o crea un conjunto de datos de BigQuery para almacenar tus exportaciones de inventario de Drive.
- Haz clic en Menú de navegación
BigQuery.
- En el panel Explorador de la izquierda, despliega el proyecto para que se muestren los conjuntos de datos que ya tienes.
- Si quieres usar alguno de esos conjuntos de datos, anota el ID para usarlo en el siguiente paso.
- Si quieres usar un conjunto de datos nuevo, consulta la guía Crear conjuntos de datos. Anota el nombre del conjunto de datos para usarlo en el siguiente paso.
- Haz clic en Menú de navegación
Paso 2: Activar y configurar las exportaciones de inventario de Drive
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Informes
Los administradores de Education deben ir a Menú
- Haz clic en Exportaciones de inventario de Drive.
- Marca la casilla para habilitar las exportaciones de inventario de Drive.
- En ID de proyecto de BigQuery, selecciona el proyecto en el que quieras almacenar la exportación del inventario de Drive. Si no ves el proyecto que te interesa, debes configurarlo en BigQuery. Para obtener más información, consulta la guía de inicio rápido para usar la consola de Google Cloud.
- En Conjunto de datos existente en el proyecto, introduce el nombre del conjunto de datos que quieres usar para almacenar el inventario de Drive en el proyecto. Si aún no tienes un conjunto de datos, consulta los pasos que se indican en la guía Crear conjuntos de datos.
- Haz clic en Guardar.
Tras habilitar las exportaciones, la primera exportación debería aparecer en BigQuery en un plazo de entre 1 y 2 semanas. Después, la exportación se actualiza semanalmente.
Paso 3: (Opcional) Actualiza la fecha de vencimiento de los datos
El plazo de vencimiento predeterminado de las exportaciones de datos es de 60 días. Una vez transcurrido ese tiempo, los datos se eliminan de Google Cloud.
Consulta cómo actualizar el vencimiento predeterminado de las tablas para saber cómo cambiar este comportamiento.
Paso 4. Monitorizar exportaciones y configurar alertas por errores
Los eventos de exportación de inventario de Drive se incluyen en los eventos de registro de administrador. En la herramienta de investigación de seguridad, puedes buscar los eventos relacionados con la exportación del inventario de Drive y configurar alertas.
Eventos relacionados con la exportación del inventario de Drive| Nombre del evento | Detalles |
|---|---|
| Exportación de informes del inventario de Drive completada | Se registra cuando se completa una exportación. |
| No se ha podido exportar el informe del inventario de Drive | Se registra cuando se produce un error en una exportación. Puedes configurar una alerta para que se envíe una notificación cuando falle una exportación. Para solucionarlo, consulta la sección Solucionar problemas cuando faltan exportaciones de esta página. |
| Configuración para exportar el inventario de Drive creada | Se registra cuando un administrador configura una exportación del inventario de Drive. |
| Configuración para exportar el inventario de Drive actualizada | Se registra cuando se actualiza el proyecto o el conjunto de datos. |
| Eliminación de la configuración para exportar el inventario de Drive iniciada | Se registra cuando un administrador elimina una configuración de exportación del inventario de Drive en la consola de administración. Puede haber un retraso entre el momento en que un administrador inicia la eliminación y el momento en que se elimina la configuración. |
Paso 5: Analizar conjuntos de datos del inventario de Drive
Puedes analizar tus datos directamente en BigQuery. Para ver una explicación general, consulta el artículo Descripción general de los análisis de BigQuery | Google Cloud. Para obtener más información, consulta el artículo Esquema y consultas de ejemplo para las exportaciones de inventario de Drive en BigQuery.
Solucionar problemas cuando faltan exportaciones en BigQuery
Si no ves las exportaciones de inventario de Drive en BigQuery después de guardar la configuración en la consola de administración, consulta los siguientes problemas y cómo solucionarlos.
| Posible problema | Cómo solucionarlo |
|---|---|
| Tu suscripción a Google Workspace ya no admite exportaciones de inventario de Drive |
Si has cambiado tu suscripción a una edición inferior, es posible que haya dejado de admitir las exportaciones de inventario de Drive. En la consola de administración, ve a Menú > Facturación > Suscripciones y confirma que tu suscripción es una de las siguientes: Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard y Education Plus; Enterprise Essentials Plus, y Cloud Identity Premium. Comparar ediciones Una vez que cambies a una edición que admita las exportaciones de inventario de Drive, los informes pueden tardar hasta dos semanas en exportarse. |
| Se ha eliminado el proyecto o el conjunto de datos de BigQuery |
Anota el ID del proyecto de BigQuery y el ID del conjunto de datos que hayas definido en la consola de administración. A continuación, abre la consola de Google Cloud y confirma que tanto el proyecto como el conjunto de datos existen. Si alguno de los dos no existe, créalo o identifica alternativas. A continuación, en la consola de administración, modifica la configuración de Exportación de inventario de Drive para usar un proyecto y un conjunto de datos que ya tengas. |
| Se han quitado los permisos de la cuenta de servicio de exportación de inventario de Drive en el conjunto de datos o el proyecto de BigQuery |
En la consola de Google Cloud, confirma que la cuenta de servicio tiene acceso de editor al conjunto de datos y a BigQuery.jobUser en el proyecto. Si no es así, inhabilita y vuelve a habilitar la función en la consola de administración. |
Limitaciones conocidas
- Es posible que las exportaciones de inventario de Drive no incluyan archivos de Jamboard o vídeos creados con Google Vids que no se hayan reclamado.
Preguntas frecuentes
Mostrar todo | Ocultar todo y volver al principio
¿Tiene algún coste exportar el inventario de Drive a BigQuery?Sí. Los costes de almacenamiento se facturan al proyecto de BigQuery. Para obtener más información, consulta los precios detallados de BigQuery de tu cuenta de facturación. Puedes estimar tus costes de almacenamiento con la calculadora de precios de Google Cloud. Los metadatos de 1 millón de archivos ocupan aproximadamente 1,5 GB de almacenamiento físico en BigQuery.
No. La exportación de inventario de Drive está sujeta a los Términos del Servicio de Google Cloud Platform o al contrato que rige el uso que haces de Google Cloud Platform.
Para obtener más información, consulta el esquema del conjunto de datos.
Sí. Simplemente recuerda que las nuevas exportaciones y la última antes del cambio se realizarán en ubicaciones diferentes.
Sí. Si también configuras exportaciones de registros de servicios a BigQuery, puedes usar el mismo ID de proyecto. Tu inventario de Drive se enviará a otro conjunto de datos del proyecto.
Sí. Si ya no quieres exportar tu inventario de Drive a BigQuery, puedes eliminar la configuración del inventario de Drive desde la consola de administración.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Los administradores de Education deben ir a Menú
- Haz clic en Inventario de Drive.
- Haz clic en ID de proyecto de BigQuery y selecciona el proyecto.
- Haz clic en Eliminar.
- Para confirmar la acción, haz clic de nuevo en Eliminar.
Tu inventario de Drive dejará de exportarse. El conjunto de datos permanece en el proyecto con los datos existentes, pero estos se eliminarán cuando caduque.
Para reiniciar las exportaciones de inventario de Drive, añade un ID de proyecto.
Puede que veas una cuenta de servicio llamada id@gcp-sa-statefulreporting.iam.gserviceaccount.com y otra cuenta de servicio llamada drive-inventory-reporting@system.gserviceaccount.com en la lista de permisos de tu proyecto y tu conjunto de datos de BigQuery. Durante la fase beta, una cuenta de servicio se usa para leer los metadatos de Drive y la otra se usa para escribir el inventario de Drive en BigQuery.
Si una política de organización impide que las cuentas de servicio id@gcp-sa-statefulreporting.iam.gserviceaccount.com y drive-inventory-reporting@system.gserviceaccount.com se incluyan en la lista de permisos, los dominios de las cuentas deben añadirse a la lista de permitidos.
Debes tener permisos de visualización en el proyecto para configurar las exportaciones del inventario de Drive. En la consola de Google Cloud, ve a la página de gestión de identidades y accesos y asigna el rol resourcemanager.projects.getIamPolicy a tu cuenta de administrador.
Sí. Si configuras una política de región de datos en tu consola de administración, tus exportaciones de BigQuery se escribirán en la región especificada.
