Este artículo está dirigido a administradores. Si necesitas ayuda para gestionar tus propios archivos, visita el Centro de Aprendizaje.
Como administrador de Google Workspace, puedes gestionar cómo utilizan los usuarios de tu organización Documentos, Formularios, Keep, Hojas de cálculo, Sites, Presentaciones y Vids de Google. También puedes configurar funciones como el acceso sin conexión, la actividad de archivos y las plantillas.
- Activar o desactivar los servicios
- Elegir las opciones para compartir contenido
- Configurar el acceso sin conexión
- Permitir que los usuarios vean la actividad en las aplicaciones
- Gestionar plantillas y temas
- Configuración avanzada
Activar o desactivar los servicios
De forma predeterminada, aplicaciones como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones están activadas en todas las cuentas de usuario de Google Workspace. Como administrador, puedes activar o desactivar aplicaciones.
Nota: Para usar aplicaciones que almacenan archivos en Drive, como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites, los servicios Drive y Documentos deben estar activados.
Consulta más información sobre la activación o desactivación de ajustes en:
Elegir las opciones para compartir contenido
Puedes elegir las opciones para compartir de los archivos almacenados en Drive, incluidos los creados en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Sites, entre otros programas.
Consulta información sobre las opciones para compartir en:
Configurar el acceso sin conexión
Puedes controlar si los miembros de tu organización pueden acceder a sus archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google cuando sus ordenadores no estén conectados a Internet. El acceso sin conexión está habilitado de forma predeterminada en las organizaciones, así que los usuarios pueden activarlo en sus propias cuentas.
Permitir que los usuarios vean la actividad de los archivos
En los paneles de actividad de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, puedes controlar si los miembros de tu organización pueden ver la actividad de los demás usuarios en los archivos.Esta actividad incluye los nombres de los usuarios que ven archivos y la hora en que lo hicieron.
Con esos datos, los editores pueden tomar decisiones fundamentadas sobre cómo seguir el trabajo en colaboración. Para ver el Panel de actividad de un archivo, los usuarios deben tener permiso para editarlo y pertenecer al mismo dominio que su propietario. pero no pueden ver el Panel de actividad de los archivos que no sean de su dominio.
Gestionar plantillas y temas
Las plantillas y los temas contienen esquemas, gráficos y otros elementos de branding para ayudar a los miembros de tu organización a crear contenido adaptado al estilo de la empresa. Como administrador, puedes añadir y gestionar plantillas y temas de Presentaciones, Formularios y Sites desde la consola de administración.
Configuración avanzada
La configuración avanzada ofrece a los administradores de organizaciones de mayor tamaño un control más detallado sobre las aplicaciones.
Con el conector de datos de Hojas de cálculo, Hojas vinculadas, puedes abrir, analizar, consultar y compartir millones de filas de datos de tus hojas de cálculo.
De forma predeterminada, aplicaciones como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones están activadas en todas las cuentas de usuario de Google Workspace. Como administrador, puedes activar o desactivar aplicaciones.
Nota: Para usar aplicaciones que almacenan archivos en Drive, como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Sites, los servicios Drive y Documentos deben estar activados.
Consulta más información sobre la activación o desactivación de ajustes en:
Si en tu organización hay muchos usuarios o si trabajas con información muy sensible, puedes usar reglas o políticas de confianza para controlar quién puede acceder a los archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.
