A continuación, se indican los términos clave que debes conocer al utilizar Google Vault:
Registro de auditoría | Un registro de todas las acciones que los usuarios de Vault han realizado durante un periodo específico. Las acciones de los usuarios en Vault se registran en una base de datos que no puede eliminar ni cambiar ningún usuario de Vault o de Google mientras tu suscripción a Google Workspace esté activa. El registro de auditoría se elimina aproximadamente un mes después de desactivar el servicio Vault de tu organización. |
Eliminar | Cuando los usuarios mueven mensajes o elementos a la papelera. En Gmail, deben hacer clic en Eliminar y, en Drive, en Quitar, pero son el mismo proceso. |
Eliminar definitivamente | Cuando los usuarios vacían la papelera de Gmail o Drive. Los usuarios no pueden recuperar estos datos. Cuando los usuarios eliminan mensajes de Gmail de forma permanente, estos se marcan para purgarse (^deleted ) de los sistemas de producción de Google. |
^deleted |
Se trata de la etiqueta interna que Google aplica a los mensajes de Gmail que se eliminan de la carpeta de la papelera y están listos para purgarse. De acuerdo con la política de preservación de 30 días de Gmail, los mensajes con la etiqueta ^deleted se conservan durante 30 días, en los que un administrador puede recuperarlos. Los datos que hayan tenido la etiqueta ^deleted durante 30 días y no estén sujetos a ningún bloqueo o a ninguna regla de retención, se purgarán definitivamente de los sistemas de Google. |
Descubrimiento electrónico | Es el proceso de identificar la información almacenada de forma electrónica que tenga relevancia en un caso o una investigación, para después conservar, recoger y analizar esos datos. |
exportar | Un conjunto descargable de datos de Google Workspace que coincide con tu consulta de búsqueda. |
Política de preservación de 30 días de Gmail | En Gmail, los mensajes que se eliminan de la papelera siguen estando disponibles para los usuarios de Vault a través de Vault durante 30 días más. Esta política de conservación sustituye a las reglas de conservación de Vault que caduquen durante ese periodo. Si se configura una regla de conservación para que los mensajes se eliminen definitivamente una vez que el periodo de conservación finalice, pero la política de conservación no ha caducado, los mensajes no se eliminarán hasta que caduque esta política. |
datos bloqueados | Cualquier dato sujeto a un bloqueo. Estos datos están protegidos y no pueden eliminarse, ni se les puede aplicar ninguna regla de conservación hasta que se eliminen todos los bloqueos. |
Bloqueo | Una política que has creado y que impide que los servicios de Google Workspace eliminen datos. Los bloqueos se suelen utilizar para preservar datos con fines legales o de investigación:
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indefinido | En las políticas de retención, los datos están disponibles de forma permanente a través de Vault hasta que cambies la política o mientras dure tu suscripción a Google Workspace. Estos datos no se conservarán si cancelas o no renuevas tu suscripción. |
gobernanza de la información | Es el proceso de desarrollar e implementar políticas de eliminación y de conservación de datos en tu organización de acuerdo con las obligaciones legales y normativas. En Vault, puedes crear reglas de conservación para guardar los datos en servicios compatibles durante un periodo determinado y, si quieres, eliminarlos transcurrido ese tiempo. |
asunto | Contenedor de actividad de descubrimiento electrónico relacionada con un pleito o una investigación específicos.Un asunto incluye lo siguiente:
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mensaje | Término genérico que incluye correos electrónicos y chats con el registro habilitado. |
eliminado definitivamente | Los datos que se eliminan de forma permanente, es decir, los que se quitan de la carpeta de la papelera de Gmail y de la de Drive. |
Purgar | Cuando los datos se eliminan por completo de los sistemas de almacenamiento de producción de Google. Una vez que se eliminan definitivamente estos datos, dejan de estar disponibles tanto en los sistemas de producción como en Vault. |
eliminarlos | cuando los mensajes de Gmail y los elementos de Drive se quitan de la papelera de sus respectivos servicios. Estos datos se marcan para eliminarse definitivamente. Esta acción es diferente de cuando los usuarios hacen clic en Quitar en Drive. De este último modo, los elementos se mueven a la papelera, pero no se marcan para eliminarse definitivamente. Los usuarios no pueden acceder a los mensajes ni a los elementos que se hayan retirado, aunque los usuarios de Vault sí podrán buscar y consultar estos datos en Vault. |
regla de retención | Una política de Vault que impide que los servicios de Google eliminen datos que coincidan con el permiso y las condiciones especificados. Los datos se pueden conservar durante una cantidad determinada de días o indefinidamente. Los usuarios de Vault pueden determinar qué ocurre con los datos cuando termina el periodo de conservación de una regla de conservación. Más información |
Periodo de retención | El número de días durante los que los datos están disponibles a través de Vault y que ningún servicio de Google los elimina. |
Usuario de Vault | Cualquier usuario de Google Workspace que tenga los privilegios necesarios para configurar políticas de conservación de Vault, gestionar bloqueos o buscar y exportar datos. |