Evitar que se filtren datos por error en dispositivos iOS

Como administrador, puedes usar las opciones para compartir datos para evitar que los usuarios compartan datos de Google Workspace desde su dispositivo iOS con personas ajenas a tu organización. Con estos ajustes, a los usuarios les resultará más difícil mover datos de trabajo entre cuentas de empresa y personales en el mismo dispositivo iOS. Por ejemplo, puedes impedir que los usuarios de iOS copien texto de un correo de trabajo en una cuenta personal y envíen datos de trabajo a aplicaciones personales mediante una hoja para compartir de iOS (también llamada "vista de actividad").

Antes de empezar

Solo puedes impedir que se compartan datos de aplicaciones de Google que admitan la protección de datos. Estas aplicaciones son Gmail, Google Drive, Documentos de Google, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, Google Chat y Google Meet.
Es posible que algunos archivos se abran en aplicaciones que no son de Google Workspace y no estén amparados por la protección de datos.
Estos ajustes no pueden evitar todas las posibles filtraciones de datos, como copiar datos desde la Búsqueda visual de Apple, hacer capturas de pantalla o usar extensiones de traducción.

¿Cuáles son los ajustes?

Puedes activar o desactivar las siguientes opciones de compartir datos:

Permitir que se copien y peguen datos de trabajo en cuentas y aplicaciones personales

Permite que los usuarios de sus cuentas de trabajo copien contenido de una aplicación de Google que admita la protección de datos en una aplicación de Google de su cuenta personal o en una aplicación de terceros. También permite a los usuarios de cualquier cuenta arrastrar contenido entre aplicaciones de Google y usar la función Recibidos (todos), que combina mensajes de varias cuentas de Gmail en una misma bandeja de entrada.

Permitir que se envíen datos de trabajo a aplicaciones personales, incluidas todas las aplicaciones que no sean de Google Workspace en la hoja para compartir de iOS

Importante: Este ajuste no se aplica a todos los documentos y aplicaciones. Por ejemplo, si seleccionas este ajuste, no se impedirá que los usuarios compartan un documento con extensión .doc o .docx en la aplicación Microsoft Word, ni un documento con extensión .xls o .xlsx en la aplicación Microsoft Excel.

Permite que los usuarios, dentro de sus cuentas de trabajo, copien contenido de una aplicación de Google que admita la protección de datos en algunas aplicaciones que no son de Google Workspace. Para impedir que los usuarios utilicen una hoja para compartir para compartir archivos y datos de su cuenta de trabajo con aplicaciones que no sean de Google Workspace, desactiva este ajuste.

Si desactivas este ajuste y quieres permitir que una aplicación específica que no sea de Google Workspace reciba archivos y datos de trabajo, ve a la configuración de la aplicación y selecciona Permitir que esta aplicación reciba datos de trabajo desde la hoja para compartir de iOS. Consulta más información en el artículo Editar ajustes de aplicaciones.

Permitir que se compartan datos de trabajo con cuentas personales o con Mail de iOS en la hoja para compartir de iOS

Permite que los usuarios, dentro de sus cuentas de trabajo, compartan contenido de una aplicación de Google que admita la protección de datos con una aplicación de Google de su cuenta personal o con Apple Mail. Para impedir que los usuarios utilicen una hoja para compartir archivos y datos de su cuenta de trabajo con una cuenta personal o con Apple Mail, desactiva este ajuste.

Este ajuste solo se aplica a los datos compartidos desde aplicaciones de Google Workspace. Para evitar que se compartan archivos con aplicaciones de terceros:

Añade aplicaciones de trabajo a tu lista de aplicaciones y conviértelas en gestionadas. Consulta más información en el artículo Añadir una aplicación de terceros.
Puedes requerir que los archivos, archivos adjuntos y enlaces de trabajo solo se abran en aplicaciones gestionadas con cuentas gestionadas. Consulta más información en el artículo Abrir documentos en aplicaciones no gestionadas.

Permitir que se compartan datos de trabajo con AirDrop en la hoja para compartir de iOS

Permite que los usuarios, dentro de sus cuentas de trabajo, compartan contenido de una aplicación de Google que admita la protección de datos con Apple AirDrop mediante una hoja para compartir. Para impedir que los usuarios compartan elementos de Google Workspace con AirDrop mediante una hoja para compartir, desactiva este ajuste.

Permitir la impresión de archivos de trabajo

Permite que los usuarios, dentro de sus cuentas de trabajo, impriman contenido en aplicaciones de Google que admitan la protección de datos. Para impedir que los usuarios impriman archivos de Google Workspace, desactiva este ajuste.

Permitir que se guarden datos de trabajo en Archivos mediante la hoja para compartir de iOS

Permite que los usuarios, dentro de sus cuentas de trabajo, guarden contenido de una aplicación de Google que admita la protección de datos en la carpeta Archivos de su dispositivo mediante una hoja para compartir. Para impedir que los usuarios guarden contenido de su cuenta de trabajo con la opción Guardar en Archivos de una hoja para compartir, desactiva este ajuste.

Permitir que se guarden imágenes y vídeos de trabajo en Fotos de iOS

Permite que los usuarios, dentro de sus cuentas de trabajo, guarden imágenes y vídeos de Google Workspace en Fotos de iOS. Para impedir que los usuarios guarden imágenes o vídeos desde su cuenta de trabajo en las aplicaciones de Google, desactiva este ajuste.

Permitir que se asignen elementos a Contactos mediante la hoja para compartir de iOS

Permite que los usuarios, dentro de sus cuentas de trabajo, asignen elementos de una aplicación de Google que admita la protección de datos a Contactos mediante una hoja para compartir. Para impedir que los usuarios utilicen la opción Asignar a Contactos en una hoja para compartir desde su cuenta de trabajo, desactiva este ajuste.

Activar o desactivar ajustes

Antes de empezar: si tienes que configurar un departamento o un equipo para aplicar este ajuste, consulta el artículo Añadir unidades organizativas.

Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
En la consola de administración, ve a Menú DispositivosMóviles y endpointsConfiguracióniOS.
Haz clic en Compartir datosAcciones con datos.
(Opcional) Para aplicar el ajuste a un departamento o un equipo, selecciona en el lateral una unidad organizativa. Ver cómo
Elige una opción:
- Para impedir que los usuarios compartan datos de Google Workspace de forma externa, selecciona No permitir que los usuarios realicen acciones por las que se puedan compartir datos de Google Workspace de forma externa.
- Para permitir que los usuarios realicen algunas acciones de compartir datos, selecciona Permitir que los usuarios realicen determinadas acciones en dispositivos iOS y elige la configuración que quieras.
Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular en un unidad organizativa.
Para restaurar más adelante el valor heredado, haz clic en Heredar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información

Proteger los datos con una configuración gestionada

Cuando la gestión avanzada de dispositivos móviles para iOS está activada, puedes proteger aún más los datos de tu organización usando una configuración gestionada. La siguiente configuración gestionada evita que se compartan datos de fuentes desconocidas (normalmente, aplicaciones que no son de Google Workspace) con usuarios de una cuenta personal o de una cuenta corporativa con un ID de cliente diferente en una aplicación de Google (como Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Chat y Meet). Para aprender a configurar la configuración gestionada, consulta la sección sobre cómo gestionar aplicaciones iOS con configuraciones gestionadas.

<dict> <key>GoogleWorkspaceDataSharingActions</key> <dict> <key>RestrictSharingFromUnknownSourceOnlyToCustomer</key> <string>{customer_id}</string> </dict> </dict>

Notas:

customer_id es un ID de cliente único que se asigna a tu cuenta. Puedes encontrarlo en la consola de administración de Google, en CuentaConfiguración de la cuentaPerfil.
Para asegurarte de que las restricciones de compartir datos se apliquen de forma coherente, aplica la configuración gestionada a todas las aplicaciones de Google que use tu organización.
Para que la configuración gestionada funcione, la aplicación debe ser gestionada y los usuarios deben instalarla desde la aplicación Google Device Policy. Para obtener más información, consulta el artículo Editar la configuración de la aplicación.
Para impedir que los usuarios abran archivos de trabajo y enlaces en aplicaciones no gestionadas, consulta el artículo Abrir documentos en aplicaciones no gestionadas.
Si quieres permitir el uso compartido de datos de fuentes desconocidas solo para algunos usuarios, desmarca la opción Permitir que se envíen datos de trabajo a aplicaciones personales, incluidas todas las aplicaciones que no sean de Google Workspace en la hoja para compartir de iOS, o selecciona No permitir que los usuarios realicen acciones por las que se puedan compartir datos de Google Workspace de forma externa en dispositivos iOS para esos usuarios.

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